Stap 2: Facturen aanmaken en versturen

Gewijzigd op Ma, 8 Jun om 10:18 AM

Deze handleiding is onderdeel van Stap 2: Contributiecheck (overzichten contributies) binnen Club.Inning. In deze stap leer je hoe je contributies controleert, overzichten bekijkt, contributies tijdelijk pauzeert en facturen voorbereidt en aanmaakt. Binnen Stap 2 vind je de volgende artikelen:

In deze handleiding lees je meer over facturen aanmaken en versturen.

Facturen verzenden

In deze stap verstuur je de facturen die je in de vorige stap hebt gecontroleerd. Alle facturen die in het overzicht als ‘facturen die worden aangemaakt’ staan (groen), worden aangemaakt en verzonden zodra je de stappen hieronder hebt doorlopen.

Activeer Mollie

Club.Inning maakt gebruik van Mollie als betaalverwerker. De allereerste keer dat je gaat factureren, moet jouw Sportlink‑omgeving worden gekoppeld aan jouw Mollie‑account. Op het scherm zie je een melding dat er een koppeling nodig is. Wanneer je in Sportlink op Activeer Mollie klikt, ontvangt je automatisch een e‑mail van Mollie met een persoonlijke activatielink. Via deze link kun je:

inloggen met je bestaande Mollie‑account, of
een nieuw account aanmaken als je nog geen klant bent

Maak je een nieuw account aan?

Dan ontvang je van Mollie een tweede e‑mail om je wachtwoord in te stellen. Daarna kom je in de omgeving van Mollie terecht, waar je een aantal gegevens moet invullen om je account te activeren.

De gegevens die al bij Sportlink bekend zijn, staan daar automatisch voor je klaar. De penningmeester hoeft alleen nog de ontbrekende informatie aan te vullen en de registratie af te ronden. Dat scheelt tijd en maakt het proces een stuk eenvoudiger voor vrijwilligers die dit regelen.

Zodra Mollie het account heeft goedgekeurd, kun je in Sportlink beginnen met facturen verzenden via Club.Inning.

Hulp nodig bij het aanmaken van een Mollie‑account?

Wil je een nieuw Mollie‑account aanmaken, maar weet je niet precies hoe dit werkt? Mollie heeft een duidelijk stappenplan waarin je ziet welke gegevens je moet invullen en hoe je de registratie afrondt.

Loop je tijdens het registreren ergens vast of heb je vragen over je account, verificatie of instellingen? Dan kun je terecht bij de supportpagina van Mollie. Daar kun je zelf vragen stellen en direct contact opnemen met hun supportteam.

Facturen inplannen

Na het koppelen kies je vanaf welke datum de facturen verzonden mogen worden. De eerste verzenddatum kan vanaf de volgende dag. Iedere nacht worden de facturen verstuurd die voor die dag zijn ingepland.

Op het scherm zie je:

de verzend- en factuurdatum
de inning- of vervaldatum (altijd 14 dagen na verzenddatum)
de datum van de laatste inning bij termijnbetalingen

Inning- en vervaldatum

De inning/vervaldatum is altijd 14 dagen na de factuurdatum (de verzenddatum).

Handmatige betaling Het lid moet binnen 14 dagen betalen.
Automatische incasso De incasso vindt plaats op dag 14 na de verzenddatum. Heeft het lid eerder een machtiging afgegeven, dan wordt de incassodatum in de aankondiging automatisch incasso tijdig aangekondigd.

Tip: Plan de incasso bij voorkeur in de laatste week van de maand. Dan hebben leden meestal voldoende saldo en voorkom je storneringen.

Termijnbetalingen instellen

Bij termijnbetalingen kies je een datum waarop de laatste termijn wordt geïnd. Deze datum ligt meestal in de laatste maanden van het seizoen. Op basis van deze einddatum berekent het systeem automatisch:

hoeveel termijnen er nog over zijn
hoeveel termijnen er in totaal in dit seizoen vallen

In het overzicht zie je vervolgens welke betaalopties een lid heeft. Het aantal termijnen dat zichtbaar is, hangt af van de einddatum die je hebt ingesteld.

Automatische herinneringen

Blijft een betaling uit, dan ontvangt het lid automatisch herinneringen. In de tabel op het scherm (zie foto hierboven) staat na welke termijnen er een herinnering wordt verstuurd.

Bij automatische incasso krijgt het lid per e‑mail een betaallink wanneer de incasso mislukt.
Bij handmatige betaling ontvangt het lid een herinnering per e‑mail.

Zo blijft de communicatie duidelijk en hoef je als club minder handmatig na te bellen of mailen.

Voorbeeldfactuur

Onderaan het scherm zie je een voorbeeld van de factuur. De gegevens op de factuur worden automatisch gevuld op basis van de verenigingsgegevens in Sportlink. De lay‑out van de factuur kun je op dit moment nog niet aanpassen.

Controle‑scherm

In het controle-scherm zie je een overzicht van alle facturen en hoe de inning zal verlopen. Dit geeft je een laatste controle voordat de facturen worden verzonden.