Veelgestelde vragen over Club.Inning (naar aanleiding van het webinar)

Tijdens het webinar over Club.Inning kwamen veel vragen voorbij van verenigingen die willen weten hoe de nieuwe webversie werkt en wat dit betekent voor hun dagelijkse processen. In dit document vind je een overzicht van de meest gestelde vragen, met duidelijke en toegankelijke antwoorden die helpen om het contributieproces goed geregeld en toekomstbestendig te organiseren.

Hoe kan ik het webinar met collega’s delen?

De opname van het webinar is beschikbaar en kun je eenvoudig delen met collega’s. Je vindt de opname via deze link.   

Algemene instellingen en kosten van Club.Inning

Welk btw‑nummer moet je invullen bij het bestellen van Club.Inning als je geen btw‑nummer hebt?

Valt jouw vereniging onder de btw‑vrijstelling? Dan hoef je geen btw‑nummer in te vullen. Heb je eerder een fictief nummer gebruikt, dan kun je dat verwijderen en opslaan.

Kost het iets als ik Club.Inning bestel maar nog niet gebruik?

Nee, Club.Inning brengt geen kosten voor de vereniging in rekening. Leden betalen transactiekosten per betaling zodra zij een contributiefactuur voldoen. 

Zijn de termijnen zelf te bepalen en/of uit te zetten?

Je bepaalt zelf de inningsdatum van de laatste termijn. Op basis daarvan berekent Club.Inning automatisch hoeveel termijnen er zijn. Termijnen volledig uitzetten is niet mogelijk.

Hoe kunnen toeslagen (competitie, training e.d.) efficiënt worden toegevoegd? 

Toeslagen voor deelname aan competitie of spelactiviteiten worden automatisch gekoppeld op basis van de gegevens uit de ledenadministratie. Andere toeslagen, zoals trainingsbijdragen of materiaalkosten, kun je handmatig toevoegen. Dit geeft verenigingen flexibiliteit om eigen toeslagen te beheren en toe te passen op de juiste leden. Wil je precies zien hoe je toeslagen instelt en koppelt? Bekijk dan de handleiding Toeslagen en kortingen instellen voor een duidelijke stap‑voor‑stap uitleg.

Worden er transactiekosten gerekend bij extra betalingen (zoals een gele kaart of bijdrage voor een activiteit)?

Ja, voor iedere betaling via Club.Inning geldt €1,25 transactiekosten. Dit geldt dus ook wanneer er een extra bedrag wordt toegevoegd, zoals een maatregel of een bijdrage voor een activiteit.

Kun je tickets verkopen waarbij het lid een QR‑code ontvangt?

Je kunt leden eenvoudig laten betalen voor een activiteit, bijdrage of ander bedrag via een betaalverzoek. Daarmee ontvangen ze een factuur met een betaallink, zodat het bedrag direct kan worden voldaan. De betaling verschijnt automatisch in het factuuroverzicht, waardoor je altijd duidelijk ziet wie er al heeft betaald. Op dit moment kun je geen QR‑code meesturen. 

Beschikbaarheid van functies in Java en webversie

Kunnen we de contributie voorlopig blijven innen via de Java‑versie?

Ja, de contributie‑inning in de Java‑versie van Sportlink Club blijft voorlopig beschikbaar. Verenigingen bepalen zelf wanneer zij overstappen naar de webversie voor Club.Contributie en/of Club.Inning.

De webversie biedt extra mogelijkheden, zoals Club.Inning. Let op: het inrichten van contributie in combinatie met Club.Inning werkt uitsluitend in de webversie.

Kan ik oude contributiedata blijven inzien en eventueel terug naar Java?

Ja, de contributiegegevens uit de Java‑versie blijven voorlopig beschikbaar.

Wanneer gaat de boekhouding van de Java‑versie naar de webversie, en wanneer wordt Club.Boekhouding uitgefaseerd?

Voor de financiële administratie werken we samen met AFAS SB, een compleet en gebruiksvriendelijk boekhoudpakket dat sportverenigingen tegen aantrekkelijke voorwaarden kunnen gebruiken. De huidige boekhoudmodule in de Java‑versie blijft voorlopig beschikbaar, maar wordt op termijn uitgefaseerd en gaat dus niet over naar de webversie. Er is nog geen definitieve planning. Verenigingen worden ruim van tevoren geïnformeerd zodra er meer duidelijkheid is.

Blijven contributieruns via de Java‑versie verlopen, en wanneer komt dit naar de webversie?

In Sportlink Club (Java‑versie) kun je de contributie voorlopig blijven innen zoals je gewend bent. In de webversie kan contributie worden geïnd via Club.Inning of via NIKKI. De contributieruns verhuizen op termijn naar de webversie, maar er is nog geen definitieve planning. Zodra deze planning bekend is, worden alle verenigingen tijdig geïnformeerd.

Kan Club.Inning gecombineerd worden met NIKKI?

Er komt in de toekomst een koppeling met NIKKI. We houden verenigingen op de hoogte zodra deze beschikbaar is.

Is Club.Inning verplicht?

Nee, Club.Inning is een aanvullende service naast Club.Contributie. Verenigingen bepalen zelf wanneer zij overstappen naar de webversie en wanneer zij Club.Inning willen gebruiken. Meer informatie over Club.Inning? Bekijk deze pagina.

Automatische incasso

Kun je gebruik blijven maken van automatische incasso’s uit de Java‑versie?

Ja, automatische incasso’s die al in de Java‑versie zijn ingesteld, worden ook gebruikt bij Club.Inning. Bestaande machtigingen zorgen er automatisch voor dat automatische incasso de geselecteerde betaalmethode is voor dat lid in Club.Inning.

Wanneer een lid kiest voor automatische incasso, of wanneer er al een bestaande machtiging in Sportlink Club is vastgelegd, dan wordt deze betaalmethode automatisch toegepast in Club.Inning. Dit maakt de overstap naar de webversie soepel en voorkomt extra werk voor zowel verenigingen als leden.

Communicatie naar leden

Hoe worden leden geïnformeerd over de wijziging van de contributie‑inning?

Leden ontvangen automatisch een e‑mail met factuur en betaalopties. We adviseren verenigingen om leden vooraf te informeren via de website of een mailing. 

Betalingsachterstanden en opvolging

Wie neemt contact op met leden die een betaalachterstand hebben?

Club.Inning verstuurt per betaaltermijn maximaal drie herinneringen. Blijft een betaling daarna openstaan, dan blijft het bedrag zichtbaar als openstaand. De betaalstatussen worden dagelijks bijgewerkt in het factuuroverzicht, zodat een penningmeester altijd een duidelijk en actueel beeld heeft.

Wil je meer opvolging richting leden die niet betalen? Dan kun je gebruikmaken van de dienstverlening van onze partner NIKKI. Zij bieden persoonlijke opvolging en nemen verenigingen extra werk uit handen.

Wat gebeurt er als leden te laat of niet betalen?

Club.Inning verstuurt per betaaltermijn maximaal drie herinneringen. Blijft een betaling daarna openstaan, dan blijft het bedrag zichtbaar als openstaand. De betaalstatussen worden dagelijks bijgewerkt in het factuuroverzicht, zodat een penningmeester altijd een actueel en duidelijk overzicht heeft van alle betalingen.

Wil je meer opvolging richting leden die niet betalen? Dan kun je gebruikmaken van de dienstverlening van onze partner NIKKI. Zij bieden persoonlijke opvolging en nemen verenigingen extra werk uit handen.

Bijzondere betalingen en alternatieve facturering

Kun je via Club.Inning ook sponsorfacturen versturen?

Op dit moment kun je via Club.Inning alleen facturen sturen naar natuurlijke personen (relaties).  Factureren naar organisaties of bedrijven wordt in de toekomst mogelijk.

Voor het innen en beheren van sponsorbijdragen kun je gebruikmaken van Club.Boekhouding AFAS SB. Daarmee verstuur je sponsorfacturen direct vanuit de boekhouding en houd je alles netjes bij elkaar.

Kan ik in de nieuwe Club zelf SEPA‑bestanden uitwisselen met de bank?

Nee, het is op dit moment niet mogelijk om zelf SEPA‑bestanden te genereren en uit te wisselen met de bank vanuit de webversie van Sportlink Club. In de webversie kun je contributie innen via Club.Inning of via NIKKI.

Hoe wordt omgegaan met betalingen vanuit Jeugdfondsen?

We werken aan een functie waarmee adressen van sportfondsen automatisch in Club beschikbaar zijn. Op dit moment moeten deze inningen nog buiten Sportlink Club plaatsvinden. 

Gebruik daarom voorlopig de optie ‘Uitgesloten van contributie-inning’ of maak facturen handmatig buiten Sportlink Club om.